Όταν το ERP υπάρχει, αλλά η διοικητική πληροφόρηση παραμένει στο Excel (case study)

Μια επιχείρηση παραγωγής και τυποποίησης κρέατος, η οποία απασχολεί περίπου 110 εργαζομένους, είχε ERP εγκατεστημένο εδώ και τέσσερα χρόνια. Για τιμολόγηση, αποθήκη πρώτων υλών και μισθοδοσία δούλευε κανονικά. Το πρόβλημα ήταν αλλού. Κάθε μήνα, ο οικονομικός υπεύθυνος έφτιαχνε με το χέρι, σε Excel, μια ανάλυση κόστους ανά παρτίδα παραγωγής, τραβώντας στοιχεία από πέντε διαφορετικές αναφορές του συστήματος και κολλώντας τα μαζί μόνος του. Η δουλειά αυτή έπαιρνε πάνω από δύο εβδομάδες, και μέχρι να είναι έτοιμη, τα νούμερα ήταν ήδη «μπαγιάτικα», κάτι ιδιαίτερα προβληματικό σε έναν κλάδο όπου η τιμή της πρώτης ύλης αλλάζει από εβδομάδα σε εβδομάδα.

Η διοίκηση είχε πληρώσει για ένα σύγχρονο σύστημα, και συνέχιζε να παίρνει τις αποφάσεις της κοιτάζοντας ένα αρχείο Excel φτιαγμένο στο χέρι.

Η εξέταση του συστήματος έδειξε ότι το πρόβλημα δεν ήταν το ERP καθαυτό. Ήταν η αρχική παραμετροποίησή του. Τα κέντρα κόστους είχαν στηθεί πρόχειρα, χωρίς καμία λογική σύνδεση με τα πραγματικά στάδια παραγωγής (τεμαχισμός, τυποποίηση, κατάψυξη). Το κρίσιμο ζήτημα της απόδοσης, δηλαδή πόσα κιλά τελικού προϊόντος βγαίνουν από κάθε κιλό πρώτης ύλης, δεν καταγραφόταν πουθενά συστηματικά. Κάθε βάρδια σημείωνε τη δική της απόδοση σε χαρτί, με διαφορετικό τρόπο η καθεμία.

Το σύστημα είχε, λοιπόν, μέρος της πληροφορίας μέσα του, αλλά κανείς δεν μπορούσε να την εξάγει σε χρήσιμη μορφή, και το πιο κρίσιμο κομμάτι, η απόδοση ανά παρτίδα, δεν καταγραφόταν καν στο σύστημα.

Η δουλειά ξεκίνησε ανάποδα: όχι από τις οθόνες του συστήματος, αλλά από το ερώτημα «τι θέλει να βλέπει η διοίκηση κάθε εβδομάδα». Καταλήξαμε σε τέσσερις βασικές αναφορές: κόστος ανά είδος παραγωγής και ανά παρτίδα, απόδοση κιλού πρώτης ύλης σε τελικό προϊόν ανά είδος, περιθώριο κέρδους ανά πελάτη και ανά είδος, και λειτουργικό αποτέλεσμα ανά business unit.

Πάνω σε αυτή τη βάση αναδιαρθρώθηκαν τα κέντρα κόστους ώστε να αντιστοιχούν στα πραγματικά στάδια παραγωγής και δημιουργήθηκε μηχανισμός καταγραφής απόδοσης ανά παρτίδα απευθείας στο σύστημα, ώστε να συνδέεται αυτόματα η ποσότητα πρώτης ύλης που μπήκε με την ποσότητα τελικού προϊόντος που βγήκε.

Παράλληλα χαρτογραφήθηκε ολόκληρη η διαδρομή, από την παραλαβή της πρώτης ύλης μέχρι την αποστολή του τελικού προϊόντος, και αφαιρέθηκε ένα στάδιο διπλού ελέγχου ζύγισης που δεν προσέθετε τίποτα, μόνο καθυστερούσε τη γραμμή. Τέλος, ένας άνθρωπος μέσα στην επιχείρηση εκπαιδεύτηκε ειδικά ώστε να μπορεί να συντηρεί μόνος του τη λογική του συστήματος, χωρίς να χρειάζεται εξωτερική βοήθεια για κάθε μικρή αλλαγή.

Οι αναφορές που έπαιρναν σχεδόν δύο εβδομάδες χειροκίνητης δουλειάς βγαίνουν σήμερα αυτόματα, σε λίγα λεπτά, με στοιχεία της προηγούμενης ημέρας. Μέσα στον πρώτο μήνα λειτουργίας του νέου συστήματος, η διοίκηση εντόπισε ότι μία συγκεκριμένη γραμμή τυποποίησης είχε αισθητά χαμηλότερη απόδοση σε σχέση με τις άλλες, κάτι που το παλιό, «θολό» σύστημα κόστους δεν είχε δείξει ποτέ, γιατί κανείς δεν είχε ποτέ συγκρίνει συστηματικά τις αποδόσεις μεταξύ γραμμών.

Η αξία ενός ERP δεν κρίνεται από το πόσο σύγχρονο ή ακριβό είναι. Κρίνεται από το αν κάποιος, πριν το παραμετροποιήσει, κάθισε και αποφάσισε τι ακριβώς θέλει να βλέπει η επιχείρηση κάθε εβδομάδα, ειδικά σε έναν κλάδο όπου η απόδοση της πρώτης ύλης καθορίζει άμεσα το περιθώριο. Χωρίς αυτή τη δουλειά στην αρχή, ακόμα και το καλύτερο σύστημα καταλήγει ένα ακριβό αρχείο καταγραφής, όχι εργαλείο απόφασης, και η επιχείρηση συνεχίζει να ζει στο Excel δίπλα σε ένα σύστημα που δεν χρησιμοποιεί ποτέ πραγματικά.